ECF 2026: prazo até 31 de julho, Leiaute 12 e quem é obrigado

Introdução

Com o prazo de 31 de julho de 2026 a dez dias, as pessoas jurídicas sujeitas ao lucro real, ao lucro presumido e ao lucro arbitrado precisam concluir a transmissão da Escrituração Contábil Fiscal — a ECF — referente ao ano-calendário de 2025. A obrigação, regulamentada pelo art. 3º da Instrução Normativa RFB nº 2.004/2021, concentra, em um único arquivo digital, todas as informações necessárias à apuração do IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e da CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido). A entrega de 2026 ocorre pelo Leiaute 12, versão atual do arquivo, o que exige verificação prévia das ferramentas utilizadas pelos departamentos contábeis.

1. O que é a ECF e como funciona

A Escrituração Contábil Fiscal substituiu a DIPJ — Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica —, extinta pela Instrução Normativa RFB nº 1.422/2013. A ECF reúne os dados contábeis e fiscais de toda a pessoa jurídica, de forma centralizada pela matriz, e é transmitida ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), criado pelo Decreto nº 6.022/2007.

O envio ocorre por meio do Programa Validador e Assinador (PVA), disponibilizado gratuitamente pela Receita Federal no portal do SPED. O programa valida o arquivo antes da transmissão definitiva; inconsistências detectadas nessa etapa precisam ser corrigidas antes do envio. O prazo é o último dia útil de julho do ano seguinte ao ano-calendário, conforme o art. 3º da IN RFB nº 2.004/2021 — em 2026, esse dia recai em 31 de julho.

2. Quem é obrigado e quem está dispensado

São obrigadas a entregar a ECF 2026 todas as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas, tributadas pelo lucro real, lucro presumido ou lucro arbitrado, bem como as entidades isentas e imunes — como associações civis, fundações e entidades filantrópicas. A obrigatoriedade alcança a matriz, ainda que não haja filiais registradas.

Estão dispensados da entrega: os optantes pelo Simples Nacional, os órgãos públicos, as autarquias, as fundações públicas e as pessoas jurídicas inativas no ano-calendário de 2025. Para as inativas, a regularização se dá por meio da Declaração de Inatividade na Escrituração Contábil Digital (ECD). A ECF 2026 deve, obrigatoriamente, ser gerada e transmitida no Leiaute 12 — a versão atualizada do arquivo exigida para o período de apuração de 2025.

3. Jurisprudência e orientações relevantes

A ECF é uma obrigação acessória de natureza administrativa, e a produção jurisprudencial sobre o instrumento em si é limitada — o Código Tributário Nacional, no art. 113, § 2º, define que a obrigação acessória decorre da legislação tributária e tem como objeto as prestações positivas ou negativas de interesse da fiscalização, sem se confundir com o tributo principal.

O contencioso que orbita a ECF decorre, na prática, dos seus efeitos: dados inconsistentes ou omitidos no arquivo podem fundamentar lançamentos de ofício de IRPJ e CSLL, com aplicação da multa de 75% prevista no art. 44 da Lei nº 9.430/1996, acrescida de juros de mora. O CARF tem mantido esse entendimento ao examinar autuações decorrentes de divergências entre os livros contábeis e as informações transmitidas à Receita Federal. Não há decisão judicial relevante que questione a validade ou a constitucionalidade da obrigação de entrega da ECF.

4. Impacto prático: o que conferir antes de 31 de julho

A ECF recupera automaticamente os saldos da Escrituração Contábil Digital (ECD), cujo prazo de entrega encerrou em 30 de junho de 2026. Empresas que ainda não transmitiram a ECD não conseguirão validar e enviar a ECF até que essa pendência seja resolvida. A regularização da ECD é, portanto, passo anterior eindispensável.

Além disso, é necessário verificar se o PVA está atualizado para a versão compatínvel com o Leiaute 12, disponível no portal do SPED. A entrega fora do prazo sujeita o contribuinte às penalidades previstas na IN RFB nº 2.004/2021 e na legislação tributária aplicável, ainda que a situação seja corrigida em seguida. Departamentos contábeis com maior volume de clientes do lucro presumido devem priorizar a conferência do Bloco P, que concentra a apuração do IRPJ e da CSLL nesse regime.

Conclusão

A ECF 2026 é obrigação central para empresas do lucro real, presumido e arbitrado, com prazo improrrogável de 31 de julho de 2026. O uso do Leiaute 12, a consistência com a ECD já transmitida e a atualização do PVA são os três pontos críticos desta entrega. Atrasos ou inconsistências expõem o contribuinte a penalidades automáticas e abrem flanco para autuações de IRPJ e CSLL com multa agravada. Com dez dias até o vencimento, a prioridade imediata é a validação dos arquivos — não a transmissão de última hora.

Referências

• Instrução Normativa RFB nº 2.004, de 18 de janeiro de 2021, art. 3º (prazo de entrega da ECF). Disponível em: receita.fazenda.gov.br
• Instrução Normativa RFB nº 1.422, de 19 de dezembro de 2013 (extinção da DIPJ e instituição da ECF). Disponível em: receita.fazenda.gov.br
• Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007 (criação do SPED). Disponível em: planalto.gov.br
• Código Tributário Nacional, Lei nº 5.172/1966, art. 113, § 2º (obrigação acessória). Disponível em: planalto.gov.br
• Lei nº 9.430, de 27 de dezembro de 1996, art. 44 (multa de ofício de 75%). Disponível em: planalto.gov.br
• Portal SPED — Receita Federal do Brasil. Disponível em: sped.rfb.gov.br